Introducción

En esta nueva publicación nos enfocaremos un poco en una de las funciones del administrador. No solo es la primera de las funciones claves sino también la fase donde ponemos definir lo que queremos lograr y cómo pensamos lograrlo. A demás del proceso de priorización que mantiene informado a todo un equipo sobre las actividades y tareas a realizar en fechas o tiempos determinados. Así que sin más nada que añadir, analizaremos lo más que se pueda este primer paso administrativo.

Función de Planificación

1.       ¿Qué es la planificación?

La planificación es la primera función básica de cualquier proceso administrativo. Consiste en mirar el futuro para predecir qué se quiere y cómo se va a conseguir, definiendo objetivos claros y qué acciones son necesarias para alcanzarlos, además de ayudar a mantener el control de los compromisos y recursos sin tener que revisar varias aplicaciones o fuentes por separado.

La planificación es algo en lo que muchos fallan porque la ven como algo rígido y no flexible capaz de ajustarse a los cambios del entorno. De forma simple podríamos decir que la función de planificación es decidir hoy lo que se hará mañana, eligiendo el mejor curso de acción para lograrlos.

¿Qué hace?

a.       Permite consultar y recordar próximas citas, reuniones y actividades programadas.

b.       Permite ver qué pendientes existen y cuál es su prioridad.

c.       Asigna recursos.

d.       Prevé riesgos.

e.       Analiza la situación real.

f.        Responde a preguntas como:

¿Dónde estamos ahora?

¿A dónde queremos ir?

¿Qué tenemos que hacer?

¿Cómo y cuándo lo haremos?

Tipos de planificación

1.       Planificación estratégica Largo plazo (3 a 5 años) y define la dirección general de toda la organización.

2.       Planificación táctica: Mediano plazo (1 a 2 años). Se enfoca en áreas o departamentos específicos como Marketing, Finanzas, et.

3.       Planificación Operativa: Corto plazo (día a día), en este caso se concentra en actividades y tareas concretas.

¿Por qué es tan importante?

a.       No predice el futuro, pero prepara a todo el equipo para los posibles cambios. Ayuda a evitar el uso excesivo de recursos, tiempo y dinero, más del que debería.

b.       Marca el camino a seguir dando una visión clara y facilitando el control.

c.       Puede ayudarnos a ajustar nuestros planes sobre la marcha.

Proceso de Priorización

Uno de los procesos que forman parte de la función de planificación es la priorización. A continuación, conoceremos a qué nos referimos con priorizar, para qué se utiliza, cuales herramientas sirven para priorizar tareas, gestionar compromisos y ser eficientes… y cómo la priorización es vital para mantener un buen orden y ejecución de todas las tareas según su importancia para el proyecto.

2.       ¿Qué es el proceso de priorización?

La priorización o establecimiento de prioridades es el arte de distinguir lo importante de lo simplemente urgente. Busca ordenar tareas, proyectos o decisiones según su importancia y urgencia. Es la clave dentro de la planificación, porque no todo se puede hacer al mismo tiempo. Es el filtro que asegura que nos enfoquemos en lo que realmente genera valor.

En palabras más simples, la priorización ayuda a determinar qué se debe atender primero según su importancia, urgencia e impacto. Forma parte de lo que conocemos como un proceso de la función de planificación administrativa.

¿Para qué sirve?

a.       Organizar mejor el tiempo y los recursos.

b.       Enfocarse en lo más importante primero.

c.       Tomar decisiones más efectivas.

Pasos del proceso de priorización

1.       Crear una lista con todas las tareas o actividades pendientes sin clasificarlas aún.

2.       Identificar el beneficio de completar cada tarea.

3.       Clasificar el orden de ejecución (de mayor a menor) según su prioridad.

4.       Seleccionar las tareas, asignarles recursos y ejecutarlas.

5.       Revisar cada cierto tiempo si el orden de prioridad aún permanece igual, de lo contrario ajustar los cambios.

La Matriz de Priorización:

Es una herramienta visual que permite evaluar y comparar diferentes opciones según criterios predefinidos, facilitando la toma de decisiones dentro de un plan. Algunos métodos más comunes para priorizar son los siguientes:

a.       Matriz de Eisenhower: Divide las tareas en cuatro indicadores o cuadrantes.

Cuadrante 1 – Urgente e importante: Hacer de inmediato.

Cuadrante 2 – No urgente pero importante: Planificar con prevención.

Cuadrante 3 – Urgente pero no importante: Delegar.

Cuadrante 4 – Ni Urgente ni importante: Eliminar.

b.       El método MoSCoW:

Debe tener: Vitales e innegociables.

Debería tener: Importantes, pero no vitales hoy.

Podría tener: Deseable si sobra tiempo / recursos.

No tendrá: Se descartan para esta fase.

c.       El principio de Pareto (80/20): Este principio enseña que el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos.

Visión del estudiante

Viéndonos como ingenieros de Sistemas a cargo de un proyecto, es necesario entender a que nos referimos con la planificación y el proceso de priorización. Como había dicho en una publicación anterior, no solo debemos saber programar o identificar los distintos tipos de cables; es necesario y de forma urgente que aprendamos todo lo que podamos sobre esta y otras funciones administrativas, la cual nos capacitará para liderar planes de acción exitosos.

 

¿A qué me refiero?

Imaginemos esta situación: Nos asignan como el líder de un proyecto tecnológico (la creación de un sistema bancario, por ejemplo). Es obvio que debemos de conocer cual el plan y lo que se espera al final. Pero, si no hay una visión clara donde se pueda conocer qué y cómo se quiere lograr, cuáles recursos dispone el proyecto, el cumplimiento de las actividades y su tiempo… ¿tendrá éxito?

 

Por tal razón me visualizo contando con un plan que nos dirija en todo el ciclo de vida del proyecto, permitiendo organizar nuestros tiempos, recursos y compromisos, y logrando así cumplir con todos los requisitos del entregable. Como equipo estaríamos priorizando todas nuestras tareas según su grado de urgencia y prioridad, evitando que tareas aparentemente simples o con tiempo de sobra para ejecutarlas, se conviertan en un problema que afecte negativamente nuestro proyecto.

 

Conclusión

La planificación, como acabamos de analizar, es el mapa que guía a todo gestor, líder y administrador hacia lo seguro. Nadie puede seguir un plan sin tener obviamente una idea clara. Si deseamos alcanzar un objetivo también busquemos alcanzarlo y tomarlo. La planificación se adelanta ante posibles acontecimientos, ayuda a mantener el control como también los recursos que se necesitan y a llevar un control de todas las tareas gracias a una de las muchas herramientas del gestor, como es la matriz de priorización la cual nos servirá como una de las mejores herramientas para tener un mayor manejo de los procesos que conforman el proyecto.

Por tal razón, planificar nos ayuda a ver mejor las cosas, analizar mejor la situación y a caminar con sentido. Administrar va de la mano con la planificación y el proceso asignar prioridad. Es necesario tener en claro lo que conlleva la función que reduce la incertidumbre… esta es LA PLANIFICACIÓN.

Herramientas de inteligencia artificial utilizadas:

1.       ChatGPT

2.       Google Gemini

3.       Microsoft Copilot